Trong một chương trình sự kiện, lễ tân thường là nhóm nhân sự xuất hiện từ rất sớm và tiếp xúc trực tiếp với khách mời ngay từ những phút đầu tiên. Họ đảm nhiệm nhiều công việc tưởng như đơn giản nhưng lại ảnh hưởng đáng kể đến hình ảnh chuyên nghiệp của cả chương trình: đón khách, kiểm tra danh sách, hướng dẫn chỗ ngồi, phát tài liệu, hỗ trợ check-in, giải đáp những thắc mắc cơ bản và phối hợp với ban tổ chức khi có tình huống phát sinh.
Đối với hội nghị doanh nghiệp, lễ khai trương, khánh thành, triển lãm, hội chợ, tiệc cưới, gala dinner hay các chương trình quảng bá thương hiệu, việc thuê đội ngũ lễ tân chuyên nghiệp giúp ban tổ chức giảm bớt áp lực nhân sự và tạo sự đồng bộ trong khâu vận hành.
Tại Cần Thơ, bên cạnh các công ty tổ chức sự kiện trọn gói, còn có nhiều đơn vị cung cấp nhân sự lễ tân, PG, PB và nhân viên hỗ trợ chương trình. Dưới đây là một số cái tên đáng tham khảo khi bạn đang cần tìm đội ngũ lễ tân phục vụ sự kiện.
1. Công ty TNHH Tổ chức Sự kiện Duyên Việt
Duyên Việt là một trong những đơn vị hoạt động trong lĩnh vực tổ chức và triển khai sự kiện tại Cần Thơ. Bên cạnh các dịch vụ liên quan đến tổ chức chương trình, đơn vị còn cung cấp nhân sự lễ tân, PG và PB phục vụ nhiều loại hình sự kiện khác nhau.
Điểm đáng chú ý của dịch vụ nhân sự sự kiện là khả năng bố trí đội ngũ theo đặc điểm riêng của từng chương trình. Một hội nghị khách hàng sẽ có yêu cầu khác với lễ khai trương, triển lãm hoặc hoạt động quảng bá thương hiệu. Vì vậy, nhân sự không chỉ cần có ngoại hình phù hợp mà còn phải biết cách giao tiếp, giữ thái độ lịch sự và tuân thủ đúng kịch bản.
Đội ngũ lễ tân có thể đảm nhận các công việc như đón tiếp khách, hướng dẫn khách đến khu vực tổ chức, hỗ trợ check-in, phát thẻ hoặc tài liệu, hướng dẫn vị trí ngồi và phối hợp cùng bộ phận điều phối.
Những dịch vụ có thể tham khảo
- Cho thuê lễ tân sự kiện.
- Cung cấp PG, PB.
- Nhân sự cho lễ khai trương.
- Nhân sự phục vụ hội nghị, hội thảo.
- Nhân sự triển lãm, hội chợ.
- PG phục vụ activation và quảng bá thương hiệu.
- Hỗ trợ nhân sự cho các chương trình doanh nghiệp.
Duyên Việt phù hợp với những khách hàng muốn tìm một đơn vị có thể kết hợp giữa nhân sự và các hạng mục tổ chức sự kiện, qua đó giảm bớt việc phải làm việc với quá nhiều nhà cung cấp.
Thông tin tham khảo:
- Địa chỉ: B18 Quốc lộ 1A, KDC TTVH Tây Đô, Cái Răng, Cần Thơ.
- Điện thoại: 0977 162 160.
2. Công ty TNHH Đầu tư Thương mại Dịch vụ Bigsun
Bigsun là cái tên được biết đến trong lĩnh vực tổ chức và triển khai các chương trình sự kiện. Đơn vị hướng đến những chương trình cần số lượng nhân sự tương đối lớn và yêu cầu sự phối hợp đồng bộ giữa nhiều vị trí.
Đối với dịch vụ cho thuê lễ tân, yếu tố quan trọng không chỉ nằm ở số lượng người được bố trí mà còn là khả năng quản lý đội ngũ. Một chương trình có hàng trăm khách mời sẽ cần nhiều vị trí check-in, hướng dẫn và phân luồng. Nếu nhân sự không được phân công cụ thể, khu vực đón khách rất dễ xảy ra tình trạng ùn tắc.
Vì vậy, đội ngũ lễ tân nên được phân chia nhiệm vụ ngay từ trước khi chương trình bắt đầu. Người phụ trách check-in, người hướng dẫn khách, người hỗ trợ khu vực sân khấu hay người phụ trách khách VIP cần hiểu rõ công việc của mình.
Bigsun có thể phù hợp với
- Hội nghị doanh nghiệp.
- Lễ khánh thành.
- Lễ động thổ.
- Triển lãm.
- Hội chợ.
- Sự kiện giới thiệu thương hiệu.
- Các chương trình cần nhiều nhân sự lễ tân, PG.
Một ưu điểm của việc thuê nhân sự từ đơn vị chuyên sự kiện là khách hàng có thể trao đổi trước về đồng phục, số lượng, thời gian làm việc, yêu cầu ngoại hình và nội dung công việc.
Thông tin tham khảo:
- Địa chỉ: Tòa nhà BS Village, BB14, Hưng Phú, Cái Răng, Cần Thơ.
- Điện thoại: 090 797 79 66.
3. Công ty TNHH MTV Tổ chức Sự kiện Lý Luân
Nếu chương trình có quy mô vừa phải và cần kết hợp nhân sự với các hạng mục phục vụ sự kiện khác, Lý Luân cũng là một lựa chọn đáng để tham khảo.
Đơn vị cung cấp các dịch vụ liên quan đến tổ chức sự kiện và cho thuê thiết bị, đồng thời có nhân sự phục vụ chương trình. Việc sử dụng dịch vụ tổng hợp từ một nhà cung cấp có thể thuận tiện cho khách hàng bởi các hạng mục như nhân sự, thiết bị và điều phối có thể được trao đổi trong cùng một quá trình.
Đội ngũ lễ tân trong những chương trình quy mô vừa và nhỏ thường phải đảm nhiệm nhiều nhiệm vụ cùng lúc. Ngoài đón khách, họ có thể hỗ trợ sắp xếp chỗ ngồi, phát quà, hướng dẫn khách tham gia hoạt động hoặc phối hợp với người phụ trách chương trình.
Một số chương trình có thể thuê nhân sự
- Tiệc tất niên.
- Sinh nhật.
- Khai trương cửa hàng.
- Tiệc doanh nghiệp.
- Hội nghị khách hàng.
- Chương trình giới thiệu sản phẩm.
- Sự kiện nội bộ.
Lý Luân có địa chỉ tại khu vực Hưng Phú, Cần Thơ và cung cấp dịch vụ phục vụ sự kiện theo nhu cầu của khách hàng.
Thông tin tham khảo:
- Địa chỉ: 45 Lý Thái Tổ, khu vực Hưng Phú, Cần Thơ.
- Điện thoại: 090 774 77 30.
4. Truyền thông và Sự kiện Đặng Nguyễn
Đặng Nguyễn hướng đến nhóm dịch vụ kết hợp giữa truyền thông và sự kiện, phù hợp với những chương trình cần yếu tố trẻ trung, năng động và tương tác với khách tham dự.
Trong các sự kiện hiện đại, lễ tân không còn chỉ đứng tại khu vực cửa ra vào. Nhân sự có thể được bố trí tại nhiều vị trí khác nhau để hỗ trợ khách, giới thiệu chương trình, hướng dẫn trải nghiệm sản phẩm hoặc phối hợp với hoạt náo viên.
Đặc biệt với các chương trình dành cho khách hàng trẻ, sự kiện công nghệ, hoạt động ra mắt sản phẩm hay chương trình âm nhạc, nhân sự có khả năng giao tiếp tự nhiên và tương tác tốt sẽ giúp không khí chương trình trở nên linh hoạt hơn.
Các nhu cầu có thể tham khảo
- Lễ tân sự kiện.
- PG/PB quảng bá.
- Nhân sự ra mắt sản phẩm.
- Sự kiện công nghệ.
- Chương trình âm nhạc.
- Gala dinner.
- Team building.
- Hoạt động tương tác thương hiệu.
Thông tin tham khảo:
- Khu nhà ở Nam Long 2, đường Lê Trọng Tấn, Cái Răng, Cần Thơ.
- Điện thoại: 090 939 33 90.
Thuê lễ tân Cần Thơ thường phục vụ những loại sự kiện nào?
Nhu cầu thuê lễ tân khá đa dạng. Không chỉ các chương trình lớn mới cần đội ngũ chuyên nghiệp, những sự kiện quy mô nhỏ cũng có thể sử dụng dịch vụ này để giảm áp lực cho ban tổ chức.
Hội nghị và hội thảo
Đây là nhóm sự kiện thường sử dụng lễ tân nhiều nhất. Nhân sự có thể phụ trách quầy đăng ký, kiểm tra danh sách khách mời, phát tài liệu, hướng dẫn chỗ ngồi và hỗ trợ khách trong suốt chương trình.
Đối với hội nghị có khách VIP hoặc khách đến từ nhiều tỉnh thành, lễ tân còn có nhiệm vụ hướng dẫn khách đến khu vực tiếp đón, phòng họp hoặc khu vực tiệc.
Khai trương và khánh thành
Lễ khai trương thường chú trọng hình ảnh thương hiệu. Lễ tân có thể đứng tại cổng hoặc quầy đón khách, hướng dẫn khách ký tên, nhận quà, chụp hình và di chuyển đến khu vực tổ chức nghi thức.
Trang phục của nhân sự trong loại hình sự kiện này thường được thống nhất để tạo sự đồng bộ với nhận diện thương hiệu.
Hội chợ và triển lãm
Tại hội chợ, triển lãm, lễ tân hoặc PG có thể hỗ trợ giới thiệu gian hàng, hướng dẫn khách, phát tài liệu, phát mẫu thử và thu thập thông tin khách hàng.
Đây là nhóm chương trình đòi hỏi nhân sự có khả năng giao tiếp tốt vì số lượng người tham dự thường biến động liên tục.
Gala dinner và tiệc doanh nghiệp
Với gala dinner, lễ tân thường đảm nhận khâu đón khách, hướng dẫn vị trí bàn, hỗ trợ check-in hoặc phát vật phẩm chương trình.
Trong một số trường hợp, nhân sự có thể được phân công hỗ trợ khách VIP và phối hợp với bộ phận tổ chức trong các phần trao giải, bốc thăm hoặc hoạt động sân khấu.
Activation và quảng bá sản phẩm
Đây là hình thức mà PG/PB thường được sử dụng nhiều. Nhân sự có thể giới thiệu sản phẩm, hướng dẫn khách tham gia trò chơi, phát sampling hoặc hỗ trợ các hoạt động tương tác.
Với những chương trình quảng bá thương hiệu, thái độ giao tiếp và khả năng truyền tải thông tin thường quan trọng không kém ngoại hình.
Thuê lễ tân theo giờ hay theo chương trình?
Tùy tính chất công việc, khách hàng có thể thỏa thuận hình thức thuê theo giờ, theo buổi hoặc theo toàn bộ chương trình.
Nếu chương trình chỉ diễn ra trong vài giờ, thuê theo ca có thể thuận tiện hơn. Ngược lại, những sự kiện kéo dài cả ngày hoặc nhiều ngày thường cần một phương án nhân sự riêng để đảm bảo đội ngũ luôn đủ người trong suốt thời gian hoạt động.
Khi trao đổi với đơn vị cung cấp dịch vụ, nên xác định rõ:
- Ngày tổ chức.
- Địa điểm.
- Thời gian có mặt.
- Thời gian bắt đầu và kết thúc.
- Số lượng lễ tân cần thuê.
- Độ tuổi hoặc giới tính nếu có yêu cầu.
- Tiêu chuẩn ngoại hình.
- Trang phục.
- Nhiệm vụ cụ thể.
- Có cần nhân sự biết ngoại ngữ hay không.
- Có cần nhân sự phục vụ khách VIP hay không.
- Các khoản chi phí phát sinh nếu chương trình kéo dài.
Một số câu hỏi nên hỏi trước khi đặt dịch vụ
Trước khi ký hợp đồng hoặc xác nhận thuê lễ tân, bạn nên trao đổi rõ những nội dung sau:
- Đơn vị có thể cung cấp bao nhiêu nhân sự vào ngày tổ chức?
- Nhân sự đã từng phục vụ loại sự kiện tương tự chưa?
- Có người phụ trách nhóm tại địa điểm không?
- Chi phí được tính theo giờ, ca hay chương trình?
- Thời gian chuẩn bị và thời gian có mặt được tính như thế nào?
- Có hỗ trợ đồng phục hay không?
- Có thể lựa chọn tiêu chí ngoại hình, độ tuổi hoặc giới tính không?
- Có nhân sự giao tiếp tiếng Anh hoặc ngoại ngữ khác không?
- Nếu nhân sự nghỉ đột xuất thì đơn vị có phương án thay thế không?
- Chi phí có bao gồm đi lại và các khoản phát sinh hay chưa?
Kết luận
Dịch vụ cho thuê lễ tân tại Cần Thơ phù hợp với nhiều loại chương trình, từ hội nghị, hội thảo, khai trương, khánh thành đến triển lãm, gala dinner, activation và các hoạt động quảng bá thương hiệu.
Một đội ngũ lễ tân được chuẩn bị kỹ không chỉ giúp việc đón tiếp diễn ra trật tự mà còn góp phần tạo nên hình ảnh chuyên nghiệp cho sự kiện. Khi lựa chọn đơn vị cung cấp, khách hàng nên cân nhắc đồng thời số lượng nhân sự, kinh nghiệm, tác phong, khả năng điều phối, trang phục, phạm vi công việc và tổng chi phí.
Nếu cần thuê lễ tân cho một chương trình cụ thể tại Cần Thơ, tốt nhất nên gửi trước cho đơn vị cung cấp đầy đủ thông tin về ngày tổ chức, địa điểm, số lượng khách, thời lượng chương trình và nhiệm vụ cần thực hiện. Từ đó, hai bên có thể thống nhất số lượng nhân sự và phương án phục vụ phù hợp nhất.